Учет денежных документов. Как бюджетной организации учесть выдачу и списание почтовых конвертов? Как списать почтовые марки в бюджетной организации

Конверты - денежные документы?

Исходя из анализа норм пункта 107 Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 148н, маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.

Особенности кассовых операций

Любое перемещение маркированных конвертов отражают в Кассовой книге учреждения (ф. 0504514). Основанием для внесения в нее записей служат кассовые ордера: приходные фондовые (ф. 0310001) используют при поступлении конвертов в кассу и расходные фондовые (ф. 0310002) - при выдаче их из кассы. Регистрируют их в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с прочими денежными средствами.

Приобретенные маркированные конверты принимает под отчет кассир (в том числе на основании накладной, полученной из учреждений связи).

Учет операций с денежными документами ведут на отдельных листах Кассовой книги (обособленно от операций с наличными). Однако единая сквозная и последовательная нумерация листов сохраняется.

Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2007 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно. Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

Выдача денежных документов

Кассир передает маркированные конверты для использования материально ответственным лицам, на которых возложены обязанности по оформлению, выдаче и использованию конвертов под отчет.

Кроме кассовых документов при этом оформляют накладную или регистрируют операции в Журнале выдачи под отчет денежных документов. В нем должны быть отражены следующие данные:

• дата выдачи денежных документов;
• фамилия, имя, отчество лица, которому они выдаются;
• количество выданных маркированных конвертов;
• стоимость выданных денежных документов;
• подпись в получении.

Основания для списания конвертов

Маркированные конверты обычно выдают на срок не более месяца (конкретный срок устанавливается в учетной политике учреждения) на основании служебной записки, сформированной на имя руководителя учреждения. В записке указывают необходимое количество маркированных конвертов, а также информацию о задолженности по маркированным конвертам, выданным ранее.

По истечении установленного срока подотчетное лицо заполняет Авансовый отчет (ф. 0504049), в котором расписывает данные о выданных маркированных конвертах в количественном и стоимостном выражении.

Расходы по денежным документам бухгалтер признает только после документального подтверждения их отправки почтой.

Аналитический учет

Отметим, что аналитический учет ведут по видам маркированных конвертов и их стоимости в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). При этом операции по движению маркированных конвертов отражают в Журнале по прочим операциям.

Бухгалтерские записи

Расходы, связанные с покупкой маркированных конвертов, отражают по подстатье 221 «Услуги связи» (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные приказом Минфина России от 25 декабря 2008 г. № 145н). Сами конверты учитывают на счете 201 35 000 «Денежные документы».

Операции с маркированными конвертами отражают следующими записями:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Перечислена предварительная оплата за маркированные конверты (Заявка на кассовый расход)	206.21 560 «Расчеты по авансам по услугам связи»	201.11 18.01 610 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»
Маркированные конверты оприходованы в кассу учреждения (ПКО фондовый)	201.35 510 «Денежные документы»	302.21 730 «Расчеты по услугам связи»
Зачтена предварительная оплата при принятии к учету маркированных конвертов (автоматический зачет аванса)	302.21 830 «Расчеты по услугам связи»	206.21 660 «Расчеты по авансам по услугам связи»
Маркированные конверты выданы подотчетному лицу (РКО фондовый)	208.21 560	201.35 610 «Денежные документы»
Списана стоимость израсходованных маркированных конвертов (аванс подотчетному лицу)	109.71 221 «Накладные расходы»	208.21 660 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»
Возврат неиспользованных маркированных конвертов (ПКО фондовый)	201.35 510 «Денежные документы»	208.21 660 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»

Отразим данные операции в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8:

1. Перечислена предварительная оплата за маркированные конверты. Операция «Авансы поставщикам», получатель платежа - ФГУП Почта России. Приобретаем маркированные конверты на сумму 2000 руб.

2. Маркированные конверты оприходованы в кассу учреждения. Документ - приходный кассовый ордер. Операция - приобретение денежных документов.

3. Маркированные конверты выданы подотчетному лицу. Документ - Расходный кассовый ордер. Операция - выдача д/д из кассы под отчет.

В результате проведения документа получим следующие проводки:

4. Списана стоимость израсходованных маркированных конвертов. Документы - Аванс подотчетному лицу, закладка Авансовый отчет, операция бухгалтерская.

5. Возврат неиспользованных маркированных конвертов. Документ - Приходный кассовый ордер, операция - Возврат д/д от подотчетного лица.

Стукачева Виктория,

Консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»

Предприятие находится на традиционной системе налогообложения. Порядок отражения маркированных и не маркированных конвертов в учете?

Немаркированные конверты отражайте в составе канцелярских принадлежностей (счет 10), а маркированные конверты в составе денежных документов и при использовании в деятельности списывайте по основанию, установленному в учетной политике (п.4 ст. 252 НК РФ).
В налоговом учете затраты на приобретение непромаркированных конвертов могут быть учтены как затраты на приобретение канцелярских товаров, т.е. в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основание – (см. Решение Арбитражного суда г. Москва от 17.08.2006, 18.08.2006 № А40-10124/06-90-55).

А вот в Решениях Арбитражного суда г. Москвы от 23.11.2005, 05.12.2005 № А40-55022/05-99-343, от 06.07.2005 № А40-15236/05-114-111 суды указали на возможность использования налогоплательщиком подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
В силу подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся в том числе расходы на почтовые услуги.
Например, в Постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.08.2007 № А56-51990/2006 суд установил, что в доказательство произведенных расходов налогоплательщик представил авансовые отчеты и накладные со штампом почтового отделения с указанием количества и стоимости проданных марок. Как указал суд, указанные документы являются надлежащим доказательством произведенных расходов. Поэтому маркированные конверты в бухгалтерском учете следует отразить в составе денежных документов:

Дебет 50-3 Кредит 71 (60...)
– получены (приобретены) маркированные конверты;

Дебет 71 (73, 26, 91-2...) Кредит 50-3

А в налоговом учете выбрать основание для признания расходов. Если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты (п. 4 ст. 252 НК РФ).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip - версия

Рекомендация: Как организовать учет денежных документов

Что относится к денежным документам

К денежным документам относятся:
– проездные документы (авиа– и железнодорожные билеты, а также проездные на общественный транспорт);
– денежные талоны на бензин ;
– путевки, приобретенные организацией ;
– почтовые марки;
– другие аналогичные документы.

Ценные бумаги, приобретенные у других компаний: акции, облигации, векселя и т. п., к денежным документам не относятся. Обязательства, которые связаны с ними, нужно учитывать на счете 58 «Финансовые вложения», а не на счете 50 «Касса». Об этом сказано в пункте 3 ПБУ 19/02.

Денежные документы следует отличать от бланков строгой отчетности . Обычно денежные документы оформляются на бланках строгой отчетности , и их отличие от бланков заключается в том, что они указывают, что расчеты между сторонами уже произведены, а в некоторых случаях они являются документом это подтверждающим. Например, в учете организации, купившей авиабилеты, они будут отражаться на счете 50-3 . А бланки еще невыписанных авиабилетов у торгующей ими компании будут учитываться как бланки строгой отчетности на счете 006 .

Хранение денежных документов

Денежные документы храните в кассе вместе с наличными деньгами. В бухучете операции с денежными документами отражайте на специальных субсчетах к счету 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов ). Например, для учета авиабилетов можно использовать счет 50-3 субсчет «Проездные документы» и т. д.

Поступление и выбытие денежных документов отражайте проводками:*

Дебет 50-3 Кредит 71 (60...)
– получены (приобретены) денежные документы;

Дебет 71 (73, 91-2...) Кредит 50-3
– выданы денежные документы сотруднику (под отчет) или списаны на расходы.

Порядок отражения НДС, относящегося к приобретенным денежным документам, зависит от того, как оформлены первичные документы на их приобретение. Если НДС выделен в денежном документе или документ поступил со счетом-фактурой, то налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам денежный документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов ).

Если сумма НДС в денежном документе не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов , письмо Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01 ).

О том, как учесть НДС, выделенный в поступившем счете-фактуре, если не соблюдены условия вычета, см. Как отразить НДС в бухучете и при налогообложении .

Учет движения денежных документов

Ситуация: как оформить выдачу сотрудникам денежных документов (учитываемых на счете 50-3)

Оформите выдачу сотрудникам денежных документов по ведомости, разработанной самостоятельно.

Все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Однако специальной формы для учета денежных документов, выданных сотрудникам, не предусмотрено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Например, это может быть ведомость (книга) учета движения денежных документов . Ее можно составить в произвольной форме, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*

Ситуация: как отразить в бухучете операции по приобретению талонов на захоронение отходов: как денежные документы или как авансы выданные

Траты, произведенные бюджетным учреждением на покупку конвертов немаркированного типа, следует учитывать по статье Об повышении стоимости матзапасов. Итогом такого заключения стал порядок использования классификации бюджетных трат РФ, который был утвержден приказом Министерства финансов. По этому приказу услуги, оказываемые почтовой связью, а также приобретение марок и конвертов и бланков с маркировкой должны быть отнесены к статье Услуги связи.

Также следует помнить, что согласно инструкции о применении общего плана для счетов бухгалтерского учета, все почтовые марки, а также конверты с маркировкой и бланки с аналогичными метками имею отношение к документальным актам по денежному эквиваленту, а, значит, должны учитываться на счете для денежных документов. Стоимость денежного документального акта отображается в учете бюджетного характера. По своей сути, эта цена полностью эквивалентна размерам активов или услуг нефинансового назначения, которые могут оказываться вне нарушений соответствующего договора.

Траты кассового значения сформированы в учете бюджетного характера на случай приобретения денежных документальных актов, а траты фактического порядка за нынешний финансовый год могут быть сформированы только после их выполнения. Если же приобретаются конверты без маркировки, то ни о какой уплате за услуги почтовой связи речи быть не может. Поэтому относить такие траты на статью почтовых услуг нет причин.

По существующему правилу траты на покупку предметов, которые в будущем согласно указаний инструкции могут быть внесены в состав активных средств нефинансового характера, следует относить на подходящие статьи из группы о приходах нефинансовых активных средств. Но траты на покупку предметов относятся к главным средствам и производятся по статье об увеличении стоимости главных средств, а траты на покупку предметов, которые принадлежат к матзапасам на адрес статьи об увеличении стоимости матзапасов.

Требования, по которым предметы, приобретаемые для нужд организации, к главным средствам должны соответствовать инструкции 157 и ее подпунктам 38-39, 41, 99. Суть этих подпунктов сводится к тому, что конверты без маркировки не могут принадлежать к главным средствам. По этой причине конверты без маркировки могут быть записаны как материальные запасы, а траты, которые были понесены при их покупке, должны быть записаны на счет статьи об Увеличении материальных запасов.

Именно такой вывод независимы эксперты сочли наиболее обоснованным, подтвердила правильность такой трактовки и судебная практика. Поэтому подобные траты даже в прошлых годах должны быть оформлены аналогичным образом.

Источник: blagosti.ru

Как известно, компьютер – это не единый агрегат, это монитор плюс системный блок, клавиатура, мышь. Таков стандартный набор элементов. Как на практике принято вести учет...

Учет лимитов или ограничений по бюджетным обязательствам требует санкционирования на траты по всем задолженностям и ассигнованиям. Для правильного и корректного заполнения...

Бюджетная организация – это некоммерческое учреждение, которое было организованно государство с целью выполнения определенного вида работ либо предоставлении определенного вида...

Для фонда библиотек как государственных, так и муниципального значения существуют общие правила подсчета, при этом значения не имеет ни статус, ни структуризация фонда, ни...

Учет денежных документов

В деятельности любого учреждения часто используются такие документы, как талоны на бензин или на питание учащихся, почтовые марки и конверты с марками для отправки корреспонденции, карты экспресс-оплаты Интернета и сотовой телефонной связи и иные документы, требующие особого учета. В статье рассмотрим, в каком порядке они должны использоваться и учитываться.

Что такое денежные документы

Денежные документы - это документы, приобретенные и хранящиеся в учреждении и имеющие некоторую стоимостную оценку. Расчеты по их приобретению между сторонами уже произведены, а услуги, которые с помощью этих документов могут быть получены, еще не оказаны.

Согласно п. 169 Инструкции №  157н оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины - все это денежные документы.

Денежные документы должны храниться в кассе учреждения.

В соответствии с п. 170 Инструкции №  157н прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с проставлением на них записи «фондовый».

Приходные и расходные кассовые ордера с записью «фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, в которых фиксируются операции с денежными средствами.

В кассовой книге (ф. 0504514) учреждения учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах, на которых проставляется отметка «фондовый».

Согласно методическим указаниям по ведению кассовой книги, утвержденным Приказом Минфина РФ №  173н , итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток в кассе на конец дня» не заполняются.

Записи в кассовую книгу должны вноситься кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру.

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции №  157н ).

Отражение в бухгалтерском учете движения денежных документов

Рассмотрим на примерах, как используются различные виды денежных документов в учреждениях образования и как отражаются в бухгалтерском учете факты хозяйственной жизни, совершаемые с их помощью. Конкретных рекомендаций по учету тех или иных видов денежных документов на федеральном законодательном уровне не разработано, поэтому, по нашему мнению, порядок их использования и отражения в учете необходимо закрепить в учетной исходя из специфики учреждения.

Талоны на питание обучающихся. Существует категория обучающихся, которым учебное заведение обязано предоставить бесплатное питание. Такое питание отпускается по талонам на питание. Талон может быть изготовлен типографским способом или отпечатан на принтере. Он должен содержать ряд обязательных реквизитов:

Индивидуальный номер;

Срок действия;

Вид питания;

Сумму (стоимость);

Печать или штамп выдавшей организации и подпись работника.

Для муниципальных учреждений в некоторых регионах созданы правила обращения отдельных видов денежных документов. Четкий порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях разработан, например, комитетом по образованию правительства (Распоряжение от 08.06.2009 №  1139-р ).

Согласно этому документу образовательные учреждения снабжаются талонами единого образца. Руководитель учреждения

обеспечивает хранение бланков талонов и выдает их работнику, ответственному за организацию питания, в соответствии с количеством учащихся льготных категорий. Бланки талонов передаются по акту, форма которого разработана специально и приведена в приложении 3 к данному распоряжению. Этот работник выдает заполненные бланки талонов педагогу, выполняющему функцию классного или мастеру производственного обучения (куратору группы). Выданные, но не использованные талоны возвращаются. Все действия с талонами должны быть зафиксированы в книге учета выдачи талонов, форма которой приведена в приложении 2 к Порядку выдачи и учета талонов , утвержденному Распоряжением № 1139-р.

При предоставлении льготного питания самим образовательным учреждением использованные по назначению талоны подсчитываются в конце каждого рабочего дня и прикладываются к кассовому отчету. Они хранятся вместе с контрольно-кассовой документацией в течение пяти лет и после окончания срока хранения уничтожаются по приказу руководителя учреждения.

При предоставлении льготного питания в учреждении общественного питания еженедельно проводится сверка использования талонов и составляется соответству-ющий акт об их реализации по форме, которая приведена в приложении 3 к Порядку выдачи и учета талонов.

Казенное образовательное учреждение с предприятием общепита на поставку завтраков и комплексных обедов для учащихся. Учреждение уплатило по договору 120 000 руб. На эту сумму по акту приема-передачи были получены талоны на питание. Они были оприходованы в кассу как денежные документы. Часть талонов из кассы на сумму 30 000 руб. была передана подотчетному лицу, которое выдавало эти талоны учащимся. После того как учащиеся получили питание по данным талонам, был составлен акт на сумму 30 000 руб. (приложен к авансовому отчету подотчетного лица, получившего талоны).

Согласно Приказу Минфина РФ № 171н расходы казенного учреждения на оплату услуг по организации горячего питания учащихся относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Данные операции в бухгалтерском учете учреждения будут отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:

По соответствующему коду синтетического учета.

Талоны на ГСМ. Рассмотрим вариант, когда учреждение обеспечивается ГСМ с использованием талонов: по договору производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.

Полученные талоны на основании товаросопроводительных документов поставщика (накладной, и т. п.) приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере целесообразно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату).

По мере необходимости талоны на право получения топлива выдаются водителям или специально назначенному сотруднику под отчет.

Обычно для контроля заводится специальная книга учета, в которой регистрируется движение талонов.

Полученное по талонам топливо приходуется как материальный запас учреждения после сдачи авансового отчета подотчетным лицом с подтверждающими документами от АЗС, отпустившей ГСМ в обмен на талон.

Бюджетное образовательное учреждение в рамках деятельности по выполнению государственного (муниципального) задания получило от поставщика талоны на 1 000 л бензина Аи92 на сумму 28 000 руб. Номинал талона - 20 л стоимостью 560 руб. Подотчетному лицу выдано

2 талона, на которые оно произвело заправку автомобиля, после чего представило авансовый отчет.

Эти операции в бухгалтерском учете будут отражены в соответствии с Инструкцией №   174н следующим образом:

Карты экспресс-оплаты сотовой связи и Интернета. Сотрудники учреждений часто пользуются корпоративной мобильной связью или получают компенсации за использование собственных средств связи в служебных целях. Широко используется такой вид платежей за мобильную связь и Интернет, как карты экспресс-оплаты, которые приобретаются учреждением и должны быть учтены как денежные документы.

Для того чтобы у проверяющих и налоговых органов не возникло о правомерности и целесообразности оплаты расходов на сотовую связь, учреждению нужно разработать соответству-

ющее положение (внутренний нормативный акт). В данном документе должен содержаться перечень должностей сотрудников, которые имеют право на получение карт оплаты сотовой связи, и условия, которые должны соблюдаться (например, сотрудникам оплачиваются только звонки, совершенные в рабочее время, или еще возможна оплата звонков, произведенных в нерабочее время (в выходные дни)). Целесообразно прописать порядок подтверждения сотрудниками своих расходов на сотовую связь (представление детализации переговоров и служебной записки сотрудника о том, какие звонки были служебными).

Автономное учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности через подотчетное лицо приобрело 100 карт экспресс-оплаты номиналом 100 руб. на общую сумму 10 000 руб. Данные денежные документы были приняты в кассу учреждения. Заместителю были выданы под отчет 3 карты оплаты. Подотчетное лицо представило авансовый отчет с оправдательными документами.

Расходы на приобретение карт оплаты для мобильных телефонов в соответствии с Приказом Минфина РФ № 171н относятся на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражаться в соответствии с Инструкцией №   183н следующим образом:

Почтовые марки и конверты с марками. Несмотря на технический прогресс услуги почтовой связи по-прежнему остаются актуальными и востребованными. Организация почтовых отправлений невозможна без приобретения марок и маркированных конвертов, которые согласно Инструкции № 157н необходимо учитывать как денежные документы. Типичной ошибкой в учете является одномоментное списание приобретенных конвертов и марок. Например, как можно оправдать списание сразу 200 конвертов, если даже за месяц фактически было отправлено 20 писем? Их нужно учитывать как денежные документы и по мере необходимости выдавать под отчет ответственным за отправку корреспонденции лицам, которые должны составить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы. Такими документами могут являться реестр отправленной корреспонденции, а в случае порчи - приложенный к отчету испорченный конверт.

Принятие к учету и выдача под отчет почтовых марок и маркированных конвертов будет отражаться в учете следующим образом:

Казенное учреждение (Инструкция № 162н)		Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н)		Автономное учреждение (Инструкция № 183н)
Поступление в кассу учреждения марок и маркированных конвертов
0 201 35 510	0 302 21 730 0 208 21 660	0 201 35 510	0 302 21 730 0 208 21 660	0 201 35 000	0 302 21 000 0 208 21 000
Выдача под отчет марок и маркированных конвертов
0 208 21 560	0 201 35 610	0 208 21 560	0 201 35 610	0 208 21 000	0 201 35 000

Проездные билеты. В соответствии со ст. 166 , 168.1 ТК РФ сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы на проезд.

Согласно трудовому законодательству размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. В образовательном учреждении оплата проездного билета может быть произведена социальному педагогу, характер работы которого связан с разъездами (посещение обучающихся по месту жительства, поездки для участия в заседаниях различных комиссий и советов и т. п.).

На основании Приказа Минфина РФ № 171н расходы учреждения на приобретение проездных билетов сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер, относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.

Казенное образовательное учреждение приобрело проездной билет на автобус стоимостью 950 руб. на сентябрь 2013 г. для социального педагога. Оплата проездного билета была произведена безналичным путем за счет бюджетных средств. Проездной билет был оприходован в кассу учреждения и выдан педагогу под отчет. В конце месяца педагог представил авансовый отчет с приложенным к нему уже использованным проездным документом.

В учете казенного учреждения эти операции должны быть отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:

Недостача денежных документов в кассе

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ регламентируется Положением №  373-П . Согласно п. 1.11 данного положениямероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денежных средств определяются юридическим лицом. Значит, порядок проверки кассы и кассовых операций устанавливается локальными нормативными актами, например, положением о внутреннем контроле, учетной политикой, положением о кассовых операциях. Во время мероприятий контроля кроме полного пересчета денежной наличности в кассе производится проверка и других ценностей, хранящихся в кассе, в том числе денежных документов.

Для отражения результатов инвентаризации денежных документов, находящихся в кассе учреждения, применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков и денежных документов (по ф. 0504086, утвержденной Приказом Минфина РФ № 173н).

В ходе проверки в кассе бюджетного учреждения была выявлена недостача денежных документов - 2 карт экспресс-оплаты номиналом по 100 руб. каждая, приобретенных за счет субсидии на выполнение государственного задания. Виновное в данной недостаче лицо и сумма недостачи погашена им добровольно в натуральной форме.

Учреждение должно отразить в учете возникшую ситуацию в соответствии с п. 86 , 87 , 109 , 110 Инструкции №   174н следующим образом:

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях Санкт-Петербурга.

Приказ Минфина РФ от 21.12.2012 № 171н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов».

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Вопрос: Казенное учреждение приобретает почтовые конверты с литерой "А", то есть с марками, нанесенными типографским способом, а не наклеенными. Являются ли данные маркированные конверты денежными документами? Надо ли их приходовать в кассу учреждения? Если являются денежными документами, то каков срок выдачи под отчет данных конвертов? Можно ли их выдавать на срок, например, 1 месяц?

Ответ от 23.04.2015:

Конверты почтовые с литерой "А", то есть, с марками нанесенными типографским способом, являются средством оплаты за услуги почтовой связи, поэтому с полным основанием считаются денежными документами. Их следует приходовать в фондовую кассу по приходному фондовому ордеру, выдавать под отчет по расходному фондовому ордеру.

Дебет счета 1.20135.510 - Кредит счета 1.30221.730 - поступление конвертов в фондовую кассу от поставщика

Дебет счета 1.20135.510 - Кредит счета 1.20821.660 - поступление конвертов в фондовую кассу при приобретении через подотчетное лицо

Дебет счета 1.20821.560 - Кредит счета 1.20135.610 - выдача конвертов сотруднику под отчет

Предельный срок, на который конверты выдаются сотруднику под отчет, может быть установлен распоряжением руководителя, может быть оговорен в учетной политике в разделе, регламентирующем порядок документооборота. Также следует при выдаче конвертов под отчет под роспись уведомлять подотчетного сотрудника о сроке выдачи конвертов (указывать в расходном фондовом ордере срок выдачи), так как подотчетное лицо не обязано знать все распоряжения руководителя и учетную политику.

При определении предельного срока, на который будут выдаваться конверты под отчет, следует исходить из среднедневной потребности в конвертах, а также из имеющихся у сотрудника возможностей обеспечить их сохранность. Если например, у такого сотрудника, нет сейфа (иного защищенного от проникновения хранилища), неразумно выдавать ему конвертов больше, чем необходимо на день работы. Если же у сотрудника, есть возможность для их длительного хранения, следует в учетной политике предусмотреть возможность плановой и внезапной инвентаризации текущего остатка конвертов.

Инструкция , утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н) не определяет, какими первичными документами подотчетное лицо может подтверждать произведенные расходы. Следовательно, необходимо в учетной политике определить, какими первичными документами будет отчитываться сотрудник о расходовании конвертов. Это может быть, например, реестр отправленной корреспонденции. Форма такого первичного документа должна соответствовать требованиям о наличии обязательных реквизитов, приведенном в