Правила работы на новых кассовых аппаратах. Подробная инструкция по работе с кассовым аппаратом. Обучение не заканчивается

Аудитория курса

Аудитория курса - кассиры-продавцы, а вот покупатели курса - ИТ-специалисты, обучающие этих продавцов и/или руководство розничного предприятия, оплачивающее обучение.

Особенности курса

В розничной торговле продавцы-кассиры долго не задерживаются на одном месте. Что бы быстро обучать новеньких нужны эффективные простые и понятные учебные материалы. Именно такой курс молодого продавца по 1С:Рознице я предлагаю вашему вниманию.

Материал рассчитан на персонал без каких-либо начальных знаний и навыков работы в 1С и выполнен в виде операционных инструкций. Каждая инструкция соответствует какой-либо операции, например, "Вход в систему", "Выдача денег в кассу ККМ", "Открытие кассовой смены" и т.п. Инструкции продублированы видеороликами для тех, кому лучше один раз увидеть, чем ниразу не прочитать.

Изначально курс создавался для магазинов одежды и прошел испытания именно на них (в скриншотах присутствует соответствующая тематика). Новые продавцы, до этого ни разу не работавшие в 1С, начинали работать в первый же день практически без косяков.

Документация соответствует релизу 2.2.6.

Основной способ применения:

Провести обучение персонала по видео-урокам;
- раздать инструкции кассирам-продавцам;
- штрафовать за нарушения.

Ведущий курса - Дмитрий Кулешов

Занимается автоматизацией розничной торговли с 1998 года. Автор-разработчик ранних отраслевых решений для розничной торговли (1999 - 2003). Работал в фирме «1С» с 2008 по 2016 гг руководителем отраслевого направления «Торговля, логистика и сфера услуг». С 2016 развивает собственный бизнес в сфере информационных технологий. Основные направления - системная интеграция и разработка программного обеспечения для торговли и логистики.

Объем курса

48 страниц А4 и примерно 45 минут видео.

Сертификат

Не выдается

Как проходит курс

Курсы поставляются в виде инструкций, которые в свою очередь можно приобрести в нередактируемом формате PDF - для тех, кому нужно просто обучить или редактируемом DOCX - для тех, кому их нужно брендировать под себя. И в виде видео-инструкций, где показано и озвучено всё то, о чем написано в инструкциях - для тех, кто инструкций не читает.

Системные требования для прохождения курса

Adobe PDF Reader для инструкций.

Любой видео-плеер с поддержкой HD MP4 видео.

C 2017 года меняются правила работы с ККТ. Теперь продавцам предстоит работа с онлайн-кассами, которые будут передавать всю информацию о расчетах в ФНС в электронной форме через оператора фискальных данных.

В новых моделях онлайн-касс (в отличие от ЭКЛЗ) есть фискальный накопитель. Он хранит всю информацию о расчетах и передает её в электронной форме через оператора фискальных данных в налоговые органы. В качестве кассы теперь можно использовать свой мобильный телефон или планшет.

Что нужно для работы онлайн кассы?

Сначала нужно заключить договор с Оператором фискальных данных . Заключить договор надо до того, как вы решите зарегистрировать кассу в ФНС. До 1 июля 2017 года нужно будет снять действующую ККТ с учета в ФНС. Затем выяснить, можно ли её модернизировать или приобрести новую онлайн-кассу. Потом поставить новую кассу на учет в ФНС. Теперь это можно сделать через Интернет и даже в любом налоговом органе.

Узнать о том, подлежит ли ваша ККТ модернизации, вы сможете на сайте ФНС России в разделе «Контрольно-кассовая техника», на сайтах изготовителя кассового аппарата или ЦТО.

Модель вашей онлайн-кассы должна быть указана в реестре ККТ, утвержденном ФНС, а сам кассовый аппарат должен применяться на месте осуществления расчета с покупателем в момент осуществления расчета тем же лицом.

Как работает онлайн кассовый аппарат

Новый порядок применения ККТ изменил правила и порядок работы на контрольно кассовой технике. ККТ теперь могут изготавливать не только кассовые чеки, но и бланки строгой отчетности.

Порядок работы онлайн-кассы предусматривает оформление электронного чека и направление его покупателю (на его е-mail или мобильный телефон). Теперь на кассовых чеках будет указан номер фискального документа, фискальный признак документа, номер смены, порядковый номер за смену, вид налогообложения и другие реквизиты.

Обязательным элементом кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки . Кассовый чек должен быть сформирован не позднее, чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены.

Сведения о каждом пробитом чеке хранятся в фискальном накопителе. Если у вас вдруг отключится Интернет, то вы можете продолжать работу на ККТ, осуществляя расчеты с покупателями. Все данные о расчетах будут в фискальном накопителе, который в течение 30 дней сохранит всю информацию и при восстановлении связи передаст её через оператора фискальных данных в ФНС.

По истечении 30 дней без связи фискальный накопитель кассы блокируется.

Как работать с новым кассовым аппаратом

Перед началом работы кассир должен оформить отчет о начале смены, а в конце рабочего дня - отчет о закрытии.

Как только кассир пробьет чек, данные чека сразу попадают в фискальный накопитель ККТ и передаются оператору фискальных данных (ОФД) через Интернет.

ОФД отправляет ответ на кассу о получении информации и одновременно передает данные в ФНС. Если у вас пропадает связь, то данные сохраняются в фискальном накопителе до 30 дней и отправляются в ОФД сразу же, как только связь восстановится.

ОФД хранит информацию о переданных чеках 5 лет, после чего она уничтожается.

Кто может работать без онлайн-кассы

До 1 июля 2018 года онлайн-кассы могут не применять:

• организации и ИП, выполняющие работы и оказывающие услуги населению при условии выдачи ими бланков строгой отчетности;
• организации и ИП, осуществляющие торговлю с использованием торговых автоматов (вендинг);
• ИП, применяющие патентную систему налогообложения.

Онлайн-кассы не будут применяться при продаже газет и журналов; ценных бумаг; проездных документов; на рынках, ярмарках и выставочных комплексах; разносной торговле; ремонте обуви; уходе за детьми, больными и престарелыми и во многих других случаях.

В труднодоступных местностях ККТ может не применяться, а в местностях, отдаленных от сетей связи, работа на новых кассовых аппаратах применяется без передачи в ФНС фискальных документов.

б онлайн-кассах сегодня не говорит разве что ленивый. Опытные предприниматели делятся друг с другом опытом внедрения и использования, новички в бизнесе узнают о них впервые. Следит за ситуацией всевидящее око бдительного министерства финансов, своевременно разъясняя спорные моменты закона 54 ФЗ. А мы рассказываем простым языком - что такое онлайн-кассы, для чего и кому нужны, какие предусмотрены штрафы и прочее.

Эта статья нужна в первую очередь тем, кто впервые столкнулся с нововведением властей и начал свою деятельность уже в новых условиях. Опытным бизнесменам прочтение материала тоже не повредит — ведь правила игры наша власть часто меняет прямо на ходу и вы, возможно, не уследили за очередными обновлениями.

• ремонтируете обувь. Можете спокойно менять подошвы у туфель и ставить набойки на босоножки — онлайн-касса для этого не обязательна;
• разливаете лимонад, квас или другие безалкогольные напитки на улице из цистерн и бочек;
• продаете мороженое в рамках уличной торговли;
• сдаете в аренду личную квартиру, комнату или койко-место;
• занимаетесь торговлей на стихийных необустроенных рынках. Таких остается все меньше, но кое-где еще попадаются;
• работаете на рынке ценных бумаг или выдаете кредиты населению;
• являетесь религиозной организацией. Ну тут все понятно — зачем государству контролировать того, кто не платит налоги?
• содержите комбинат питания в школе, детском саду или лицее;
• занимаетесь перевозкой пассажиров. Кондукторы в маршрутках тоже освобождаются от использования ККТ нового образца;
• работаете в труднодоступных или удаленных районах нашей необъятной родины. Тут нужно пояснить, что даже если вы работаете за Уральским горным хребтом, это не освобождает от использования новых касс. Перечень удаленных районов внесен в реестр правительства, если вы нашли свою область в этом списке — можете спать спокойно. Онлайн-кассы вам будут только сниться. Например, для Московской области этот список выглядит так .

Остальным предпринимателям применение контрольно-кассовой техники нового образца обязательно, и мы продолжаем. Но сначала напомним, кого правительство обязало применять новые аппараты кассового учета.

Кому не нужно использовать онлайн-кассы

Кто должен применять новые кассовые аппараты

• ИП на едином налоге на вмененный доход (ЕНВД) или на упрощенке (УСН);
• продавцы продукции, подлежащей акцизному учету;
• все интернет-магазины;
• все компании по оказанию услуг любого направления;
• организации на ПСН (патентной системе);
• предприниматели, применяющие бланки строгой отчетности;
• все, кто уже применяет ККТ.

Что такое онлайн-касса?

Кассовый аппарат знают все, даже те, кто никогда не вставал и не встанет на путь предпринимательства. Это такая штуковина, которая печатает чеки на бумажной ленте. Этот чек отдают покупателю, а в памяти устройства остается информация о покупке. В конце смены кассир или старший продавец заносят данные в специальный Z-отчет. Помните выражение «снять кассу»? Оно как раз об этом.

В конце отчетного периода данные передаются в Федеральную налоговую службу — ФНС. Таким образом государство контролирует прибыль продавцов. Исходя из данных рассчитываются налоги. Выражение «мимо кассы» значит в обход всех налогов. Так было раньше, до эпохи повсеместного распространения интернета и появления онлайн-касс. Новые правила исключают это явление в принципе. При использовании онлайн-касс информация о каждой совершенной покупке автоматически «улетает» в ФНС по сети. Мгновенно, без какого-либо участия сторон. Правда, это происходит через посредника — оператора фискальных данных. Его еще называют ОФД.

В этом и состоит первое и самое главное отличие кассы нового образца от всего, что было прежде.

Помимо этого, умная касса умеет:

• печатать кассовый чек нового образца. На нем отображается QR-код, информация о продавце и ссылка на официальный сайт налоговой. Еще одно отличие нового чека от старого — обязательное указание названия товара;
• высылать электронную версию кассового чека покупателю. По новому закону клиент имеет право требовать у вас электронную версию чека. За несоблюдение этого требования придется заплатить штраф, но об этом чуть ниже. Покупатель имеет возможность загрузить электронный чек на свое мобильное устройство;
• хранить чек в специальном устройстве — фискальном накопителе. Продается отдельно или в составе аппарата.

Немного об операторе фискальных данных. Он занимается не только передачей информации в налоговую инспекцию, но и за ее хранение. И электронный чек покупателю отправляет именно ОФД. Все чеки сохраняются на серверах оператора и доступны в течение пяти лет.

Есть одна тонкость, о которой обязательно нужно знать всем предпринимателям — работать можно только с аккредитованным ФНС оператором данных. Список их всех есть на официальном сайте налоговой. Выбираете свой регион и смотрите. Опять же для Москвы он выглядит так.

Как и где взять ККТ нового образца

Существует два основных способа заполучить онлайн-кассу. Первый — это покупка нового оборудования. Для вновь созданного бизнеса это единственный вариант, если не считать покупки кассы б/у. Стоимость изделия начинается с отметки 18 тысяч рублей. На сайтах типа “Авито” и других есть большой выбор техники, бывшей в употреблении. Вполне живой аппарат можно купить за 10 тысяч рублей.

Если вы работаете с использованием кассовых аппаратов, не спешите в магазин за новой техникой. Для начала проверьте, нет ли возможности модернизировать ваши кассовые аппараты под новые требования. Для этого пригласите представителей сервисной службы, которая обслуживает ваши кассы. Правда, нужно учесть нюанс — зачастую такая переделка стоит дороже, чем приобретение нового оборудования.

Если вам удалось переделать кассовый аппарат под требования нового налогового закона — пройдите перерегистрацию в ФНС. Процедура та же, что и регистрация новой кассы. А если этого сделать не удалось, снимите его с учета, написав соответствующее заявление.

И самое главное. Работать можно только с кассами, одобренными налоговой службой. Поэтому не лишним будет убедиться, что ваша касса есть в реестре, опубликованном на сайте ФНС. Для Москвы реестр .

Начинаем работу с новой кассой. Регистрация в налоговой

Получив в распоряжение онлайн-кассу, нужно поставить ее на учет в налоговых органах и только потом начинать работать. Есть три способа регистрации:

1. Воспользоваться услугами сайта www.nalog.ru . Вы проходите регистрацию на портале, получаете электронную подпись в отделении Минкомсвязи и регистрируете кассу.

Плюсы способа : быстро и не выходя из дома.

Минусы — придется раскошелиться на 1500 рублей — именно столько в среднем стоит электронная подпись.

2. Посетить отделение налоговой инспекции. После заполнения заявления и оплаты госпошлины аппарат поставят на учет. Правда, в ФНС придется принести и показать и саму кассу — собственно как и раньше.

Плюсы регистрации в налоговой — бесплатно и надежно.

Минусы — очереди, бюрократия, черточка не там, галочка не тут — в общем, вы поняли.

3. Обратиться к профессионалам. На рынке услуг появилась много сервисных центров, за небольшую плату готовых взять заботы по постановке ККТ на учет на себя. Вы оплачиваете их работу в размере около 1000 рублей и получаете полный пакет документов на руки. Этот способ — самый предпочтительный. Он отнимает мало времени, а ответственность за все ошибки несет работник сервисного центра.

Лайфхак от : После покупки оборудования и его регистрации обязательно оформите налоговый вычет и верните себе часть затрат. Средний чек при покупке кассы под ключ равен 25 000 рублей, что само по себе немало. А если учесть, что затрат на старте бизнеса и без этого хватает, то экономия придется очень кстати. Правда, льгота распространяется только на тех, кто раньше никогда не работал с применением ККТ.

Штрафы за нарушение закона об онлайн-кассах

А теперь о неприятном — за отступление от требований закона предпринимателям грозят серьезные штрафы. Сумма наказания зависит от формы собственности (ИП или ООО), тяжести нарушения и других факторов. Например, наказание при повторном нарушении ужесточается многократно.

Самая плохая идея — работать без онлайн-кассы вообще. Это грозит конфискацией до 50 процентов продаж, но не менее 10 тысяч рублей, если речь идет о ИП. ООО придется расстаться уже с 30 тысячами, или до 100 процентов продаж. Повторное нарушение грозит приостановкой на срок до трех месяцев деятельности предпринимателя.

Работаете с техникой, которая не отвечает требованиям нового закона? Заплатите штраф 3 тысячи, если вы ИП, и 10, если ООО. Например, если ваш аппарат не внесен в реестр налоговой.

Не отправленный электронный чек также влечет наложение штрафа. Сумма составляет 10000 рублей.

Примечание. Переход на новую ККТ сопровождался ажиотажем на сами кассовые аппараты, фискальные накопители и услуги сервисных центров. Имели место перебои и задержки, случившиеся не по вине предпринимателей. Поэтому если вы докажете, что сделали все для того, чтобы соблюсти закон, но все-таки нарушили какой-то пункт независящим от вас причинам, то штраф наложен не будет. Об этом не раз писал Минфин.

Кто и когда обязан начать работать по новым правилам

Сейчас завершается последний этап перехода на онлайн-кассы. До 30 июня 2018 года начать работать с новой ККТ должны все, кто использует систему ЕНВД и ПСН. После этой даты все должны будут работать по новому закону. Напомним, во сколько этапов совершался переход.

Все, кто вновь покупал и регистрировал новую ККТ с февраля 2017 года, сразу начинали с онлайн-касс. Именно с этого момента поставить на учет аппарат старого типа стало невозможно.

С 1 июля 17-го оснастить свой бизнес новой ККТ должны ИП и ООО, и раньше применявшие кассовую технику.

Подводим итоги

Понятно, что основной профит от нового закона получит государство. Вырастет собираемость налогов, сократится число теневых схем. Снизится нагрузка на налоговых инспекторов — теперь, чтобы проверить организацию, достаточно кликнуть мышкой.

Как ни странно, многие предприниматели тоже оценили плюсы от введения новых правил игры, а те, кто говорит обратное, просто не видит за деревьями леса. Ваш бухгалтер или вы сами теперь гораздо реже бываете в налоговой. А налоговая реже бывает у вас. Не сомневаемся, что большинство инспекторов — милые и приятные люди, но их визит обычно заканчивался гибелью энного числа нервных клеток.

Нечестные на руку конкуренты лишились своих преимуществ. Серые схемы, двойная и тройная бухгалтерия — все это теперь в прошлом. Кроме того, хорошие дорогие кассовые аппараты легко интегрируются с системой ЕГАИС, позволяют анализировать финансовые потоки и делать другие полезные вещи.

Те, кто начинали свой бизнес в 90-е, отмечают, насколько проще сейчас стало работать. Раньше для того, чтобы зарегистрироваться в качестве ИП, нужно было потратить несколько дней — стоять в очередях, увлеченно носить бумажки в окошечки и ждать, ждать, ждать. Теперь же эта операция занимает пару часов, а то и того меньше. А при желании услуги можно получить вообще не выходя из дома и прийти только забрать готовые документы.

Будем надеяться, что введение онлайн-касс будет еще одним шагом на пути к переходу документооборота в онлайн. Чем меньше времени и ресурсов отнимает бумажная волокита, тем больше внимания можно уделить повышению качества обслуживания клиента. И с этой позиции новый закон — выход на качественно новый уровень ведения бизнеса.

Серые схемы, двойная и тройная бухгалтерия — все это теперь в прошлом

Подготовка к работе

Порядок и условия применения контрольно-кассовой техники регламентирован , а также письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104 " " (далее – типовые правила), которое применяется в части, не противоречащей . При этом, согласно разъяснениям Минфина России и ФНС России типовые правила не подлежат обязательному применению организациями и ИП, перешедшими на новый порядок применения ККТ ().

ККТ применяется на месте осуществления расчета с покупателем в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем, за исключением расчета, осуществляемого электронными средствами платежа в Интернете. При этом ККТ, предназначенная для применения только при осуществлении расчетов электронными средствами платежа, применяется только при таких расчетах. А автоматизированные системы для БСО применяются только для осуществления расчетов при оказании услуг ().

До начала работы с кассовым аппаратом, кассиру руководителем выдаются ключи от ККТ и от денежного ящика (если таковые наличествуют), разменные монеты и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины. Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег используется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

При необходимости, следует дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет используемой чековой ленты, предельная сумма чека и т. п.).

Убедившись в исправности машины, можно дать указание кассиру о начале работы.

Кассир при начале работы обязан:

• проверить наличие чековой ленты и при необходимости заправить новую;
• включить машину и получением нулевого чека проверить ее работу;
• напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой ленте и правильность установки даты и нумерации (нулевые чеки прикладываются в конце смены к кассовому отчету;
• протереть кожух сухой тряпкой и установить со стороны покупателя (клиента) табличку со своей фамилией;
• разместить необходимый для работы инвентарь.

Работа с ККТ

ВАЖНО


Неприменение контрольно-кассовой техники в установленных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники случаях, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной четвертой до одной второй размера суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 тыс. руб.; на юридических лиц – от трех четвертых до одного размера суммы расчета, осуществленного с использованием наличных денежных средств и электронных средств платежа без применения ККТ, но не менее 30 тыс. руб. ().

В течение рабочего дня кассир-операционист или другое материально-ответственное лицо (контролер-кассир, официант, продавец, буфетчик, приемщик заказов и др.) обязаны:

• обеспечить тщательный уход и бережное обращение с машиной, содержать ее в чистоте и порядке;
• осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовых машин;
• для одного покупателя (клиента) определить общую сумму покупки, услуги по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и назвать ее покупателю (клиенту);
• получить от покупателей (клиентов) деньги за товары или оказанные услуги согласно сумме, называемой покупателем (клиентом), обозначенной в прейскуранте на оказываемые услуги, ценнике на продаваемый товар, в предприятиях общественного питания обозначенной в меню или ценниках в следующем порядке:
• четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя (клиента);
• распечатать чек;
• назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).

ВАЖНО


Следует обратить внимание, что предварительное распечатывание чеков, применявшееся в интернет-магазинах, запрещается, поскольку выдаваемый покупателям кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные . Одними из таких реквизитов являются дата и время расчета.

В соответствии с письмом МНС России от 20 июля 2000 г. № ВНК-6-16/549 " ", дата и время на пробитом кассовом чеке не должны отличаться от реального времени получения денег более чем на 5 минут. Аналогичный вывод содержится и в .

Если же чек пробит раньше чем за 5 минут до реального времени получения денег либо покупателю выдана копия кассового чека, то это может быть расценено как неприменение ККТ. Таким образом, курьеры интернет-магазинов обязаны иметь при себе и применять ККТ в момент получения денежных средств от покупателя ().

Кассиру-операционисту запрещается:

• снимать кассу без разрешения администрации;
• не выдавать кассовый чек покупателям;
• допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовой машине, кроме руководителя, бухгалтера, дежурного администратора и с их разрешения технического специалиста или контролирующее лицо для проверки кассы;
• покидать кассовую кабину без уведомления администрации и не отключив кассовую машину, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовую машину. В случае необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира;
• самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала;
• иметь в кассе личные деньги и деньги, не учтенные через кассовую машину (кроме разменных денег, выданных перед началом работы).

Кассир имеет право:

• в течение смены по указанию руководителя изменять шифр, применять штампы и оттиски;
• получать распечатки по кассовой машине.

Ошибки и неисправности при работе с ККТ

В случае ошибки кассира-операциониста:

• при вводе суммы и невозможности погашения чека в течение смены неиспользованный чек актируется в конце смены;
• в выдаче сдачи покупателю (клиенту) при возникновении спора покупатель имеет право потребовать у администрации снятия кассы;
• составить и оформить совместно с администрацией предприятия акт по форме КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, погасить их, наклеить на лист бумаги и вместе с актом сдать в бухгалтерию;
• записать в "Книгу кассира-операциониста" суммы, выплаченные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, и количество напечатанных на день нулевых чеков.

Следует отметить, что кассир-операционист может выдавать деньги по возвращенным покупателями чекам только при наличии на чеке подписи руководителя и только по чеку, выданному в данной кассе.

ПРИМЕР

При смене оператора фискальных данных или внесении изменений в сведения, введенные в ККТ при формировании отчета о регистрации или отчета об изменении параметров регистрации, пользователь посредством программного обеспечения ККТ должен сформировать отчет об изменении параметров регистрации. При этом все сформированные фискальные документы, по которым не были получены подтверждения оператора фискальных данных, передаются оператору фискальных данных ().

При возникновении неисправностей, кассир обязан:

• выключить кассовую машину;
• вызвать с помощью установленной в кабине сигнализации представителя администрации;
• совместно с представителем администрации определить характер неисправности;
• в случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека совместно с представителем администрации подписать чек (если чек не вышел, вместо него получить нулевой), указав на обороте правильную сумму (рубли прописью, копейки цифрами);
• в случае невозможности дальнейшей работы из-за неисправности кассовой машины кассир совместно с представителем администрации оформляет окончание работы на данной кассовой машине так же, как при окончании смены, с отметкой в "Книге кассира-операциониста" на данную кассовую машину время и причину окончания работы.

Администрация при невозможности устранения неисправности силами кассира вызывает технического специалиста, сделав соответствующую запись в журнале вызова технического специалиста и регистрации выполненных работ.

Окончание работы с ККТ

При закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен:

• посредством ККТ сформировать отчет о закрытии смены ();
• подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
• составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной-двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).

Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания счетчиков, получает распечатку. Представитель администрации подписывает распечатку, указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы.

По показаниям счетчиков на начало и на конец смены определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте (при ее наличии). Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

По результатам проверки администрация предприятия в случае недостачи денежных средств должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств оприходовать их по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.

Закончив оформление кассовых документов, кассир производит межремонтное обслуживание машины и готовит ее к следующему дню в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации на данный тип кассовой техники.

После проведения технического обслуживания кассир:

• закрывает кассовую машину чехлом, предварительно отключив от питающей сети;
• сдает ключи от кассовой машины, кассовой кабины директору (заведующему) предприятия, дежурному администратору или старшему (главному) кассиру на хранение под расписку.

Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Кассовые аппараты используются для записи сумм платежей и для обработки денежных средств в течение рабочего дня. Существует множество видов кассовых аппаратов, включая электронные кассовые аппараты, расчетные кассы iPad и другие кассовые аппараты на основе компьютеров. Хотя каждый кассовый аппарат и имеет ряд особенностей, все они схожи в эксплуатации.

Шаги

Часть 1

Установите свой кассовый аппарат и подключите его. Поставьте аппарат на прочную, ровную поверхность. В идеале, лучше всего подойдет рабочая поверхность с местом для покупателей, где можно разместить товары. Подключите кассовый аппарат прямо к розетке (не используйте удлинитель).

Вставьте батарейки. Они обеспечивают резервную память кассового аппарата на случай сбоя электропитания, причем батарейки нужно вставлять перед программированием любых функций аппарата. Снимите крышку отсека для чековой бумаги и найдите отсек для батареек. Для того чтобы отвинтить крышку, вам может понадобиться маленькая отвертка. Установите батарейки в соответствии с указаниями на аппарате. Установите крышку отсека для батареек обратно.

• Иногда отсеки для батареек располагаются под отсеком для рулона бумаги.
• Меняйте батарейки раз в год, чтобы они работали должным образом.

1. Вставьте рулон бумаги для квитанций. Снимите крышку отсека для чековой бумаги. Убедитесь, что конец вашего рулона бумаги имеет прямой край, чтобы было легче его вставлять в устройство для подачи бумаги. Вставьте рулон бумаги так, чтобы он проходил через переднюю часть кассового аппарата, чтобы вы смогли отрывать чеки для клиентов. Нажмите кнопку ПОДАТЬ, чтобы кассовый аппарат поймал бумагу и пропустил через себя.

   Разблокируйте кассу. Обычно для нее есть ключ, который запирает кассу для безопасности. Не потеряйте этот ключ. Вы просто можете его оставить в кассе, чтобы его легко можно было найти и при необходимости запереть выдвижной ящик кассы.

   Включите кассовый аппарат. У некоторых аппаратов есть переключатель ВКЛ/ВЫКЛ на задней стороне. У других есть ключ на передней части сверху. Включите аппарат или поверните ключ в позицию РЕГ (режим касса).

   • Более новые модели кассовых аппаратов могут иметь кнопку РЕЖИМ вместо обычного ключа. Нажмите кнопку РЕЖИМ и прокрутите ее до позиции РЕГ или до рабочего режима.

2. Запрограммируйте свой кассовый аппарат. Большинство кассовых аппаратов можно запрограммировать так, чтобы объединить схожие пункты в категории. Эти категории, или разделы, также могут быть налогооблагаемыми или не облагаемыми налогом. Также вы можете установить время и дату.

   • Функция программирования обычно запускается поворотом ключа в позицию ПРОГ или П, или нажатием кнопки переключения режимов в режим ПРОГРАММА. Другие аппараты могут иметь ручной рычаг под крышкой отсека для бумаги, который нужно переводить в режим Программа.
   • Многие из кассовых аппаратов имеют, по крайней мере, 4 кнопки для налогов. Их можно запрограммировать на различные налоговые ставки, в зависимости от того, платите ли вы фиксированный налог, как в некоторых штатах США, или у вас другие виды налогов, например, GST (налог на товары и услуги), PST (провинциальный налог на продажи) или ставки НДС (в зависимости от вашего местоположения).
   • Следуйте специальным указаниям, представленным в инструкции к вашему кассовому аппарату, для настройки этих функций.

   Часть 2

   Проведение операции продажи

   1. Введите код безопасности или пароль для работы с кассовым аппаратом. Многие кассовые аппараты требуют, чтобы вы вводили свой служебный номер или другой код безопасности для их использования. Служебные номера полезны тем, что дают возможность распределить каждую покупку определенному служащему. Это полезно для отслеживания продаж и выявления ошибок.

      Введите сумму первого товара. Используйте цифровую клавиатуру, чтобы ввести точную сумму в рублях. Обычно вам не нужно вводить десятичный разделитель, так как кассовый аппарат сделает это за вас.

      • Некоторые кассовые аппараты используют сканер, чтобы вы каждый раз не вводили стоимость товара вручную. Сканер считывает штрих-код и автоматически вводит информацию о продукте. В этом случае у вас нет необходимости выбирать раздел при следующем шаге.

   2. Нажмите кнопку соответствующего отдела. Большинство кассовых аппаратов требуют, чтобы вы нажали кнопку после введения суммы, которая отнесет предмет к определенной категории продажи (например, одежда, продукты питания и так далее).

      • Ключи для разделов можно запрограммировать как налогооблагаемые или не облагаемые налогом. Сверьтесь с инструкцией к вашему аппарату для того, чтобы узнать, как запрограммировать налоговые ставки к соответствующим ключам.
      • Посмотрите на квитанцию: нажмите стрелку или на кнопку ПОДАТЬ, чтобы передвинуть бумагу вверх, и вы смогли бы прочесть всю сумму, записанную на квитанции.
      • Каждый предмет, который вы добавите, войдет в общую сумму, которая обычно отображается на датчике для считывания или экране.

   3. Добавьте все необходимые скидки к цене. Если товар на распродаже, то вам может понадобиться ввести процент скидки. Введите цену товара, нажмите кнопку раздела, введите размер скидки в процентах (например, 15 будет означать 15%), а затем нажмите кнопку %. Она обычно находится на цифровой клавиатуре, слева.

      Введите суммы для остальных товаров. Используйте цифровую клавиатуру, чтобы набрать точную стоимость каждой вещи. Не забывайте после введения стоимости каждый раз нажимать кнопку соответствующего раздела.

      • Если у вас несколько экземпляров одной и той же вещи, наберите количество этих вещей, затем нажмите кнопку QTY (Кол-во), затем стоимость одной такой вещи, а затем кнопку соответствующего раздела. Например, если у вас 2 книги по цене 6,99, нажмите 2, затем Кол-во, затем 699, и кнопку раздела.

   4. Нажмите кнопку предварительной суммы. Она выдает общую стоимость введенного товара. Кнопка добавит все необходимые налоги, которые были запрограммированы на кнопки разделов.

   5. Выясните, как собирается рассчитываться покупатель. Покупатели могут расплачиваться наличными, кредитной картой или чеком. Также вы можете принимать подарочные карты и сертификаты, которые чаще всего учитываются как наличные.

      • Наличные : введите сумму наличных, которые вы получили, и нажмите кнопку НАЛИЧНЫЕ (обычно это самая большая кнопка снизу в правой части набора ключей кассового аппарата). Многие кассовые аппараты сообщат вам, сколько нужно дать покупателю в качестве сдачи. Однако же, не все это делают, и все вычисления вам придется проделать в уме. Как только открывается касса, вы можете положить в нее наличные или чек, и посчитать сумму сдачи.
      • Кредитная карта : нажмите кнопку КАРТА и воспользуйтесь терминалом для оплаты картами.
      • Чек : введите точную сумму на чеке, нажмите кнопку ЧЕК или ЧК, и положите его в кассу.
      • Чтобы открыть кассу, вам необязательно делать продажу, вы можете нажать кнопку НЕТ ПОКУПКИ или НП. Эта функция может быть защищена менеджером, и может запрашивать его код, чтобы перевести кассовый аппарат в режим НЕТ ПОКУПКИ.

   6. Закройте кассу. Всегда сразу же закрывайте кассу, и не оставляйте её открытой. Иначе, может случиться кража.

      • Всегда опустошайте или убирайте в конце рабочего дня кассу, хранить её следует в безопасном месте.

   Часть 3

   Исправление ошибок

   1. Отмена продажи. Если вы ошибочно ввели неверную цену товара, или покупатель решил, что он не хочет ее покупать уже после того, как вы ее внесли в список, вам может понадобиться отменить товар или продажу. Она удаляется из предварительной суммы.

      • Введите сумму, нажмите кнопку раздела, нажмите кнопку ОТМЕНА, чтобы удалить ее из общей суммы. Вы должны удалить товар до того, как ввели новый. Иначе, вам будет нужно подвести промежуточный итог, нажать кнопку ОТМЕНА, затем ввести точную сумму, введенную ошибочно, и нажать кнопку раздела. Таким образом ошибочная сумма будет вычтена из промежуточного итога.
      • Если же вам нужно полностью отменить продажу нескольких товаров, пройдитесь по каждому и отмените их по отдельности.

   2. Возврат покупки. Если покупатель хочет вернуть товар, вам необходимо учесть это в общей сумме за день перед тем, как отдавать ему деньги. Чтобы возвратить покупку, нажмите кнопку ВОЗВРАТ. Введите точную стоимость вещи и нажмите кнопку соответствующего раздела. Нажмите кнопку промежуточного итога, затем кнопку НАЛИЧНЫЕ. Откроется касса, и вы сможете возвратить деньги покупателю.

      • Определенные кнопки и функции, как, например, возврат денег, могут быть заблокированы для использования их только менеджером. Чтобы переключить кассовый аппарат в режим отмены или возврата, может понадобиться ввести код менеджера.
      • Узнайте у вашего начальника применяемую политику возврата и отмены.